Ohjeet haastattelun litterointiin ja litteroinnin tarjoamien hyötyjen maksimointiin

Haastattelu on tennispelin kaltainen dynaaminen prosessi, jossa keskustelun kulku määräytyy haastattelijan ja haastateltavan vastavuoroisten kysymysten ja vastausten perusteella. Jotta haastattelija saa haastattelusta eniten irti, hänen on voitava keskittyä täysin haastateltavan antamiin vastauksiin.

Mikä tahansa häiriötekijä haastateltavan vastauksen aikana voi saada aikaan sen, että haastattelijalta jää huomaamatta jokin tärkeä kommentti, hän tulkitsee väärin tärkeän painotuksen tai esittää kysymyksen, joka ei huomioi aiempia vastauksia.

Monesti haastattelijan keskittyminen herpaantuu haastattelun aikana hänen yrittäessään samaan aikaan tehdä muistiinpanoja. Kuinka siis saada eniten irti haastattelusta ja samaan aikaan tallentaa se tarkasti muistiin?

Onneksi siihen löytyy yksinkertainen ratkaisu: litterointi. Tallenna vain haastattelu ja litteroi tallenne jälkikäteen tekstiksi.

Miksi haastattelun litterointi kannattaa?

Haastattelun litterointi hyödyttää liiketoimintaasi ainakin kymmenellä eri tavalla:

1. Parempia haastatteluja

Kun tiedät, että haastattelu litteroidaan , voit rauhassa pitää muistikirjasi, kannettavan tietokoneesi tai tablettisi poissa näkyvistä ja keskittyä olennaiseen eli itse haastatteluun. Kun sinun ei tarvitse jatkuvasti tehdä muistiinpanoja, voit olla läsnä tilanteessa, säilyttää katsekontaktin haastateltavaan ja luoda hänen kanssaan yhteyden.

2. Tallenna jokainen yksityiskohta

Haastattelun aikana tehdyt muistiinpanot vaativat yleensä jälkikäteen hieman pähkäilyä. Epämääräisten harakanvarpaiden tulkinta ja uudelleenkirjoittaminen vie aikaa. Kun haastattelu tallennetaan ja tämän jälkeen litteroidaan, saat tarkan kokonaiskuvan haastattelusta ja ymmärrät selkeästi, mitä haastateltava on vastauksillaan tarkoittanut.

3. Siteeraa luotettavasti

Kun siteeraat haastateltavan vastauksia sanasta sanaan, on välttämätöntä, että teet sen oikein. Virheellisellä siteerauksella voi olla oikeudellisia seurauksia ja voit menettää uskottavuutesi haastateltavan silmissä. Se voi myös evätä sinulta haastattelujen mahdollisuuden tulevaisuudessa. Litteroinnin avulla voit välttää tämän sudenkuopan. Litterointi toimii myös todisteena, jos siteerauksesta tulee myöhemmin kiistaa.

4. Hae helposti

Pitkän haastattelun kuunteleminen uudelleen, kun haluat löytää tietyn kommentin, ei ole tehokasta ajankäyttöä. Haastattelun litterointi antaa käyttöösi tekstimuotoisen asiakirjan, josta voit hakea vaivattomasti yksittäisiä sanoja tai lauseita.

5. Tee yhteistyötä kollegoidesi kanssa

Haastattelu ja sen sisällön myöhempi analysointi edellyttävät monesti useamman henkilön työtä. Litterointi korvaa suuret ja hankalasti käsiteltävät ääni- ja videotiedostot, joita haastattelun tallentamiseen usein tarvitaan, paljon pienemmillä ja paremmin hallittavissa olevilla tekstitiedostoilla. Tämä helpottaa tiimityötä. Tarkka litterointi varmistaa myös sen, että kollegat, jotka eivät olleet paikalla haastattelun aikana, voivat tulkita ja siteerata haastateltavan sanoja ilman pelkoa virheistä tai asiayhteyden häviämisestä.

6. Kierrätä sisältöä

Haastattelun sisällöistä voi olla hyötyä myös myöhemmin etenkin journalismin tai sisällöntuotannon parissa työskenteleville yrityksille. Litteroitua tekstiä on helppo muokata, tiivistää ja laajentaa, joten haastattelun eri osia voidaan erottaa toisistaan ja mukauttaa uudelleenkäyttöä varten eri muodoissa aina lyhyestä twiitistä täyspitkiin artikkeleihin.

7. Luo videotekstityksiä

Tekstitykset (videodialogien tekstitykset), kuvailevat tekstitykset (tekstitykset ja kaikkien muiden ääniraidan olennaisten elementtien, kuten taustamelun ja puhelimen pirinän, kuvaileminen) ja vieraskieliset tekstitykset (jotka on käännetty alkuperäisestä tekstistä) edellyttävät kaikki alkuperäisen videon aika-indeksoitua litterointia ennen kuin ne voidaan luoda.

8. Pidä tiedot tallessa

Litteroinnin ansiosta voit koota, järjestää ja tarkistaa aiempia ja nykyisiä haastattelujasi. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun sinun on analysoitava haastattelua uudelleen, ratkaistavana on riita-asia tai haastatellun kommentteja on arvioitava uudelleen uusien tietojen valossa. Voit järjestää, hakea ja jakaa muistiinpanojasi helposti ja kätevästi olivatpa ne paperimuodossa, tallennettuina kannettavaan tietokoneeseesi tai ladattuina pilveen.

9. Paranna saavutettavuutta

Äänitallenteet ovat luonnostaan vain kuulevan yhteisön käytettävissä. Tallenteen litterointi puolestaan tavoittaa myös heikkokuuloiset ja kuulovammaiset henkilöt sekä ne, joilla ei ole sujuvaa ymmärrystä kielestä tai jotka eivät puhu kyseistä kieltä lainkaan.

10. Arvioi suorituksesi

Haastattelussa ovat läsnä tavallisesti vain siihen osallistuvat henkilöt. Litteroinnin tarkempi tutkiminen kysymysten tehokkuuden sekä haastattelijan ja haastateltavan hienovaraisen vuorovaikutuksen tunnistamiseksi voi olla arvokas oppimismahdollisuus haastattelijalle. Toisin kuin ihmisen muisti, joka on luonteeltaan subjektiivinen ja usein puutteellinen, litterointi tarjoaa objektiivisen ja tarkan näkemyksen siitä, mitä haastattelun aikana sanottiin.

Milloin haastattelu kannattaa litteroida?

On monenlaisia tilanteita, joissa haastattelu kannattaa litteroida. Tässä kuusi esimerkkiämme:

1. Haastattelun litterointi kvalitatiivista tutkimusta varten

Kvalitatiivisessa tutkimuksessa kerätään ja analysoidaan ei-numeerisia tietoja, kuten haastatellaan yksilöitä ja kohderyhmiä. Liiketoiminnassa kvalitatiivinen tutkimus on ollut jo pitkään vakiintunut osa tuotteen matkaa markkinoille. Sen lisäksi, että näitä haastatteluja käytetään lähdemateriaalina, on tärkeää tallentaa ja säilyttää ne tarkkuussyistä ja myöhempää käyttöä varten. Kirjalliset litteroinnit ovat alan tutkijoille ihanteellinen työväline.

2. Haastattelun litterointi väitöskirjaa varten

Akateemisia tarkoituksia varten tehdythaastattelutvoidaan litteroida, jolloin ne tarjoavat helposti muokattavan version sanotuista asioista. Litterointeja käytetään lisäksi koulutusorganisaatioissa, kuten kouluissa, korkeakouluissa ja yliopistoissa opetuksen laadun ja oppimisresurssien saavutettavuuden parantamiseksi. Näin voidaan myös tarjota opiskelijoille haettavissa olevia versioita luennoista ja seminaareista verkossa.

3. Haastattelun litterointi lääketieteellisiin tarkoituksiin

Lääkäreiden, sairaanhoitajien ja hoitoalan ammattilaisten työ on usein liian kiivastahtista kirjallisten muistiinpanojen tekemiseen yksittäisen lääketieteellisen konsultoinnin jälkeen. Tallennuslaitteeseen sanelu käy sen sijaan nopeasti, ja sanelu voidaan litteroida tekstiksi jälkikäteen, mikä maksimoi hoitotyöhön käytettävän ajan ja varmistaa täsmälliset hoitoa koskevat tiedot.

4. Haastattelun litterointi lääketieteellisiin tarkoituksiin

Juristit käyttävät työssään valtavia määriä helposti saatavilla olevia kirjallisia asiakirjoja aina testamenteista todistajien lausuntoihin ja oikeudenkäynneistä välimiesmenettelyihin ja sovitteluihin. Litteroimalla haastattelujen aikana luodut tallenteet tärkeisiin puheenvuoroihin voidaan palata myöhempänä ajankohtana. Litterointien avulla saadaan myös tarkka ja luotettava käsitys siitä, mitä haastattelun aikana sanottiin.

5. Haastattelun litterointi vakuutusalan tarkoituksiin

Kun vakuutuksenantajat haastattelevat korvauksenhakijoita, todistajia ja muita asianosaisia, kaikki keskustelut ovat oikeudellisesti sitovia. On olennaisen tärkeää, että jokainen sana kirjataan ylös täsmällisesti. Litterointi muuntaa haastattelujen ääni- ja videotallenteet kirjallisiksi oikeudellisiksi asiakirjoiksi, joita voidaan käyttää vakuutuskorvauksen arviointiin ja käsittelyyn.

6. Haastattelujen litterointi journalistiikan tarkoituksiin

Haastattelut ovat olennainen osa toimittajien tai reportterien työtä, jossa on muistettava valtavia määriä tietoa, siteerattava haastateltuja oikein ja raportoitava tapahtumista reaaliajassa. Litterointi on arvokas tapa tallentaa ja esittää sanotut asiat täsmällisesti.

Haastattelun täysi litterointi

Koska litteroitua tekstiä käytetään niin moniin tarkoituksiin, litterointitapojakin on monenlaisia.

Täyteen litterointiin sisällytetään kaikki tauot, toistot, taustamelu ja puhujan käyttämät täytesanat (öö...mm...niinku). Litteroija voi jopa lisätä huomautuksia yksityiskohdista, kuten äänensävystä, jotta lukijalle välittyy kaikki samat tiedot kuin alkuperäisen tallenteen kuulijallekin. Kun jokaisella pienellä yksityiskohdalla on merkitystä, täysi litterointi on paras ratkaisu.

Jos haluat, että vain puhujan puhe litteroidaan, älykäs tai sanatarkka litterointi tarjoaa käyttöösi haastattelun muokatun version, josta on poistettu kaikki epäolennaiset äänet ja keskeytykset.

Seuraava askel sanatarkasta litteroinnista on osittainen litterointi. Osittaisessa litteroinnissa tekstistä poistetaan tarpeeton sisältö ja tauot, korjataan kielioppivirheet ja täydennetään epätäydelliset lauseet. Tuloksena on sanatarkkaa litterointia helpommin luettava ja tiiviimpi teksti.

Sanatarkat ja osittaiset litteroinnit ovat täyttä litterointia sujuvampia versioita, mutta niitä tulee käyttää vain, jos olet varma, etteivät haastatteluun kuuluvat äänelliset lisäominaisuudet ja puhetapa tuo hyödyllistä lisätietoa.

Aikaleimojen ja puhujien merkitseminen haastatteluun

Haastattelun aikana puhuttujen sanojen lisäksi litterointiin sisältyy myös kaksi muuta keskeistä komponenttia, joita ovat aikaleimat ja puhujien tunnistaminen. Kun tiedetään, kuka puhuu ja milloin, käyttäjät voivat siirtyä suoraan haluttuihin haastattelun kohtiin joutumatta kuuntelemaan läpi koko tallennetta.

Tavallisesti uusi puhuja merkitään puhujan vaihtuessa. Aikaleimoihin merkitään tunnit, minuutit ja sekunnit (TT:MM:SS-muodossa) sen äänitallenteen alusta, jossa kyseinen teksti on taltioitu.

Aikaleimat ja puhujat voidaan lisätä litterointeihin monin eri tavoin. Tässä muutamia esimerkkejä:

• Aikaleimoilla voidaan ilmaista, milloin varsinainen dialogi alkaa ja päättyy, jos tallenteessa on muutakin sisältöä.

• Aikaleimat ja puhujan tunnistus, jotka lisätään uuden henkilön puhuessa, auttavat löytämään äänitallenteen tärkeimmät hetket.
  
  Haastattelija: (00:17:30) Oletko koskaan tavannut ketään kuuluisaa henkilöä?
  Joe Smith: (00:17:32) No, en ole koskaan kertonut tätä kenellekään aikaisemmin, mutta tapailin Beyoncea jonkin aikaa 90-luvulla.
  
  Aikaleima voidaan lisätä myös jokaisen virkkeen alkuun. Se voi kuitenkin saada tekstin näyttämään sekavalta).
  
  (00:00:00) Tämä on lyhyt esimerkki litteroinnista. (00:00:02) Jokainen uuden virkkeen alku on merkitty aikaleimalla. (00:00:05) Tämä on vain yksi monista tavoita käyttää aikaleimoja.

• Yleisempi tapa on käyttää aikaleimaa ennalta määrätyin välein, esimerkiksi kolmen sekunnin tai 30 minuutin välein).
  
  (00:00:00) Tässä on esimerkki aikaleiman käytöstä (00:00:03) aina kolmen sekunnin välein kirjoitetussa tekstissä (00:00:06).

Haastattelun litterointi automaattisesti sovelluksella tai ohjelmistolla

Haastattelun litterointi voi olla aikaa vievä tehtävä, minkä vuoksi monet hyödyntävät erilaisia markkinoilla olevia teknisiä puhe tekstiksi -ratkaisuja.

Mac- ja PC-käyttäjille on saatavilla useita litterointiohjelmistoja, kuten Windows 11, Microsoftin uusin käyttöjärjestelmä, jota voidaan käyttää myös ilman internet-yhteyttä.

Useimpien älypuhelimien sisäänrakennettujen puhe tekstiksi -sovellusten lisäksi mobiililaitteille on saatavilla erilaisia ladattavia litterointisovelluksia. Nämä sovellukset toimivat erinomaisina kannettavina työkaluina, joilla voidaan helposti litteroida haastatteluja. Jotkin sovelluksista, kuten Dragon Anywhere, voidaan synkronoida ohjelmiston työpöytäversion kanssa, ja pilvipohjaisina ratkaisuina ne säästävät myös tallennustilaa. Tämän ominaisuuden haittapuolena on kuitenkin se, että se edellyttää internet-yhteyttä.

Verkossa on saatavilla monia ilmaisia litterointityökaluja, joiden tehokkuudet vaihtelevat. Esimerkiksi oTranscribe on ilmainen, avoimen lähdekoodin tuote, joka tarjoaa yksinkertaisen verkkoselaimen kautta käytettävän käyttöliittymän.

Niin käteviä kuin litterointiohjelmistot ja -sovellukset ovatkin, parhaan tarkkuuden tarjoavat silti ammattitaitoiset litteroinnin asiantuntijat. Siksi tekoälyllä litteroidut haastattelut kannattaa aina oikoluetuttaa huolellisesti.

Oletko valmis litteroimaan seuraavan haastattelusi?

Haastattelun litterointi antaa käyttöösi täydellisen, haettavissa olevan ja jaettavan asiakirjan, joka ei ainoastaan paranna tutkimuksesi laatua, vaan säästää aikaa ja rahaa ja auttaa parantamaan työsi laatua.

Sinun kannattaa siis harkita litteroinnin sisällyttämistä seuraavaan haastatteluusi. Nykyajan sisältölähtöisessä maailmassa sitä voidaan pitää jo välttämättömyytenä.

Lataa oma pikaoppaasi

Täältä löydät malleja sekä yksityiskohtaiselle litteroinnille että vakiolitteroinnille. Voit käyttää muotoiluja ja esimerkkejä omassa työasiakirjassasi.